Авансовые отчёты

Прежде чем начинать разговор о порядке составления авансовых отчётов, давайте разберёмся с терминологией. Итак, авансовыми отчётами называют специальные бухгалтерские документы, благодаря которым работники различных предприятий, организаций, учреждений отчитываются за расходованные денежные средства, к примеру, на закупку каких-то товаров или оплату услуг, необходимых предприятию.

Таким образом, получается, что составлением авансовых отчётов занимаются сами подотчётные лица, которые авансом получили от предприятия денежную сумму. Следует отметить, что такими  подотчётными лицами могут оказаться любые сотрудники, а потому умение правильно заполнять авансовый отчет может пригодиться  всем работающим людям.

Порядок ведения отчета

В авансовом отчёте сотрудник должен указать сумму, которую ему авансом выдало предприятие. Помимо этого, в данном документе должна содержаться сумма произведённых сотрудником расходов. Однако все произведённые расходы должны быть подтверждены так называемыми первичными документами, к коим, к примеру, относятся кассовые чеки на приобретённые товары;  билеты на все виды транспорта; квитанции об оплаты проживания в гостиницах и прочие документы.

После составления  авансовым отчётам вместе с документами, которые подтверждают расходы подотчётных лиц, предстоит отправляться в бухгалтерский отдел. Там они будут подвергнуты тщательной проверке, и только после этого и при отсутствии замечаний  они будут завизированы главбухом.

Кстати говоря,  выдача денег на приобретение, к примеру, канцелярских либо хозяйственных товаров должна производится строго определённым сотрудникам, фамилии которых оговорены специальным приказом, подписанным руководителем предприятия, организации или учреждения. Деньги же подотчётным лицам выдаются в кассе компании, что сопровождается оформлением специального документа, называемого расходным кассовым ордером. В указанном бухгалтерском документе содержится информация о назначении выдаваемой подотчётному лицу денежной сумме.

Отсутствие отчетности бьет по карману

По сути, авансовые отчёты, завизированные главным бухгалтером и руководителем (либо его доверенными лицом) предприятия, организации — это  законное основание  для списания с подотчётных лиц полученных авансом денежных сумм. Кстати говоря, если сотрудник не сможет документально подтвердить произведённые им расходы, то неподтверждённая часть подотчётной суммы будет вычтена из его заработной платы.

В связи с этим, сотрудники, получающие по разным поводам  в подотчёт денежные суммы, должны не только уметь правильно составлять авансовые отчёты, но и обеспечить сохранность первичных документов, к примеру, кассовых чеков, билетов, квитанций на получение тех или иных услуг, которые должны подтвердить все произведённые ими расходы.